Het is een taak van een CIO om IT-systemen te beheren. Het is ook om te zorgen voor een van de belangrijkste troeven van het bedrijf: de informatie. Correct gebruik van de juiste gegevens zal belangrijke informatie onthullen over een groot aantal dingen waar een organisatie echt van kan profiteren, inclusief wat klanten denken, hoe goed bepaalde producten worden verkocht en waar services moeten worden verbeterd. Dit is geen mysterie - het is de basis voor Fortune 500-bedrijven zoals Google en Facebook.

Maar gegevens kunnen zelfs waardevol zijn voor bedrijven die niet op het internet zijn. Elk bedrijf heeft bijvoorbeeld een klantendatabase die, mits goed geanalyseerd, inzichten kan geven voor toekomstige campagnes of onaangesproken markten kan onthullen. Verkoopgegevens kunnen ook een goudmijn aan informatie zijn. Onlangs voorspelde de wereldwijde luchtvaartindustrie bijvoorbeeld een winststijging van 50% voor 2014 door het gebruik van data-analyse.

Door meer kieskeurig te zijn over het verzamelen van gegevens uit verschillende bronnen - van onderhoudsgegevens tot reacties van klanten op sociale media - worden correlaties tussen factoren identificeerbaar en kunnen die relaties worden gebruikt om de verkoop te stimuleren en de prijs te optimaliseren. Van CIO's wordt verwacht dat zij dergelijke informatie identificeren en gebruiken, waardoor gegevens van een actief in winst worden omgezet. Maar die klus wordt veel moeilijker gemaakt door een communicatie-uitsplitsing die endemisch is in elk bedrijf.

Onwetendheid van medewerkers

Hoewel CIO's zich bewust zijn van de waarde van gegevens, zijn de meeste werknemers dat niet - 36% van de Europese werknemers die in een Canon-onderzoek werden gevraagd, begreep niet het verband tussen informatie en de winstgevendheid van hun bedrijf, een percentage dat zelfs hoger is bij meer junior werknemers.

Deze stat kan de ergste hoofdpijn van een CIO worden, omdat de mensen die de gegevens maken, organiseren en invoeren, zich niet bewust zijn van de waarde ervan. Dergelijke dichotomieën komen vaak voor op de werkplek, maar blijken bijzonder uitdagend te zijn voor CIO's gezien de enigszins abstracte waarde van informatie (althans voor eerstelijnswerknemers). Het maken van de koppeling tussen een spreadsheet met klantinformatie en bedrijfswinsten kan immers een beetje een rek zijn voor iedereen die niet direct betrokken is bij informatieverwerking..

Dit gebrek aan inzicht leidt op zijn beurt tot grote operationele problemen voor de CIO. Het niet zien van het verband tussen winstgevendheid en informatie kan leiden tot onvoorzichtigheid of onoplettendheid van een werknemer. Dit kan resulteren in gebroken, onvolledige of slecht georganiseerde gegevenssets of erger nog, een complete beveiligingscrisis.

Een gebrek aan begrip betekent ook een verlies van kansen. Wanneer zij de waarde van gegevens begrijpen, zullen werknemers in de frontlinie veel meer kansen ontdekken om informatie vast te leggen en die ideeën weer in de rij te leggen.

Twee stappen naar de hemel

Het antwoord op dit probleem ligt in twee logische stappen: betere training en efficiënte informatiebeheersystemen. Canon's onderzoek toonde de waarde aan van een eenvoudige opleiding: met de juiste training stijgt het percentage werknemers dat de link krijgt tussen informatie en winstgevendheid met negen punten (van 64% naar 73%). Nogmaals, een nadruk op junior medewerkers is cruciaal, omdat zij de meeste kans hebben om bedrijfsgegevens te verwerken terwijl ze er het minst waarschijnlijk over leren.

Hoe zit het met het type training? Het hangt af van de aard van uw bedrijf, maar voorlichting over de waarde van gegevensbeheer gaat hand in hand met het aanleren van medewerkers de juiste procedure voor het opslaan van informatie. Medewerkers gemiddeld 25 minuten per dag verspild zoeken naar documenten, een cijfer dat opnieuw drastisch kan worden verbeterd met gestandaardiseerde processen op zijn plaats.

Training vult ook de tweede stap aan: ervoor zorgen dat u effectieve, maar eenvoudige, gegevensbeheersystemen heeft. Werknemers leren hoe en waarom hun informatie moet beheren, is niet goed als uw systeem te gecompliceerd is; ze zullen waarschijnlijk opgeven voordat ze beginnen.

De cijfers spreken voor zich - volgens ons onderzoek gelooft ongeveer de helft van de Europese kantoormedewerkers niet dat de informatieopslagsystemen van hun bedrijf georganiseerd of eenvoudig te gebruiken zijn. Verschillen in bestandssystemen, naamgeving en formaten zijn een van de grootste problemen waarmee ze worden geconfronteerd.

Inconsistenties tussen papieren en digitale formaten zijn in feite een veelgehoorde klacht. Deze inconsistenties maken het niet alleen minder waarschijnlijk dat werknemers het bedrijfssysteem zullen volgen, maar opslag in slechte bestandsindelingen (of papier) creëert vanzelfsprekende problemen om te proberen gegevens samen te voegen en te analyseren wanneer dat nodig is.

Informatie is waardevol. Voor CIO's is dit duidelijk, maar omdat gegevens normaal gesproken niet op de balans worden vermeld, is het een zware opgave om werknemers (en soms zelfs collega's van C-suite) ervan te overtuigen. Door een goed gegevensbeheer- en trainingsysteem te ontwerpen en implementeren, kunt u echter werknemers aan boord krijgen en een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van uw bedrijf beveiligen..

  • Quentyn Taylor is directeur Informatiebeveiliging bij Canon EMEA